Politique de confidentialité

1. Le responsable du traitement et les instruments couverts par cette politique

Le site https://www.yafee.com est édité par Yafee Services Limited (C 116017), dont le siège social est situé à et qui peut être contactée sur les questions de protection des données à [email protected]. Cette entreprise détermine les finalités et les moyens du traitement décrit ci-après et est en conséquence le responsable du traitement des données personnelles collectées auprès des utilisateurs.

Le traitement décrit ici procède de quatre instruments : l'entrée du répertoire consultée par le Client, la lettre rédigée pour le compte du Client, l'envoi électronique recommandé de cette lettre avec sa preuve de remise, et le contrat d'abonnement. Cette politique énonce, pour chacun d'eux, quelles données sont enregistrées, pourquoi, pendant combien de temps et qui d'autre peut les consulter.

Elle s'applique en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) lorsque le Client est situé dans l'Union européenne, avec la loi n° 78-17 modifiée (Loi informatique et libertés) concernant la France, et avec la Loi sur la protection des données personnelles (LPDP) applicable à Malte.

2. Les catégories de données détenues

Aucune donnée n'est collectée au-delà de ce que l'approvisionnement, l'administration et la facturation du service exigent. Les données d'identification couvrent le nom, le prénom, l'adresse postale, l'adresse électronique, le numéro de téléphone et le pays. Les données de compte couvrent le nom d'utilisateur, le mot de passe conservé uniquement sous forme hachée, l'historique de l'abonnement et les factures émises. Les données de paiement, c'est-à-dire le numéro de carte et les informations bancaires qui y sont associées, sont traitées uniquement par le prestataire Stripe et ne sont en aucun cas accessibles à Yafee. Les données d'utilisation du service couvrent les documents chargés, les modèles créés, les adresses d'expéditeur et de destinataire saisies, l'historique d'envoi et le suivi de chaque envoi. Les données techniques couvrent l'adresse IP, le type d'appareil, le navigateur, les journaux serveur et les cookies analytiques et de sécurité décrits ci-après.

3. Pourquoi ces données sont traitées et sur quel fondement

Les données sont traitées afin de fournir et d'exécuter le service, c'est-à-dire la création, la production et l'envoi de la correspondance ; d'administrer le compte client et d'émettre les factures ; de prévenir la fraude et de sécuriser les paiements ; d'assister le Client et de répondre aux demandes d'assistance technique ; d'améliorer le site et les performances du service ; de satisfaire aux obligations légales en matière de facturation, de lutte contre le blanchiment d'argent et de tenue de registres comptables ; d'envoyer des informations administratives ou contractuelles concernant le service ; et de traiter les demandes exercées en vertu du RGPD ou de la LPDP. Chaque finalité repose, selon la situation, sur l'un des fondements énumérés ci-après.

Exécution du contrat

Utilisation du service, traitement d'une commande et facturation.

Consentement

Création d'un compte, cookies et communications marketing.

Obligation légale

Tenue des registres et émission des factures.

Intérêt légitime

Prévention de la fraude et amélioration du service.

4. Durée de conservation de chaque catégorie de données

Aucune donnée n'est conservée au-delà de la période strictement nécessaire à la finalité qu'elle sert.

Les documents et fichiers appartenant au Client sont effacés automatiquement lorsque l'abonnement prend fin ou que le compte est fermé.

5. Localisation des données et transferts à l'étranger

Les données sont hébergées sur des serveurs sécurisés exploités par OVHcloud (OVH SAS) au sein de l'Union européenne, en Lituanie et aux Pays-Bas. Les sauvegardes et certaines opérations de traitement peuvent avoir lieu à Malte lorsque l'exécution technique du service l'exige, et les données peuvent y être transférées à des fins d'assistance.

Tout transfert en dehors de l'Union européenne est couvert par les garanties que le RGPD prévoit, à savoir les Clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Yafee maintient ainsi un niveau de protection équivalent à celui requis par l'article 46 du RGPD et par la loi maltaise relative à la protection des données à caractère personnel.

6. Qui d'autre accède aux données

Les données personnelles ne sont ni vendues ni louées. Elles ne sont divulguées que aux prestataires techniques qui hébergent le site, acheminent et produisent la correspondance et gèrent le support client ; au prestataire de paiement ; aux transporteurs et aux opérateurs postaux qui effectuent un envoi ; et aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi impose la divulgation. Chaque prestataire est lié par des obligations strictes de confidentialité et de sécurité.

Les principaux prestataires sont les suivants.

Stripe Payments Europe Ltd.

Traitement des paiements.

OVHcloud (OVH SAS)

Hébergement.

Google LLC

Analyse d'audience par Google Analytics 4.

Service postal

Impression et envoi de la correspondance.

OpenAI / API d'IA

Génération automatisée de texte. Aucune donnée personnelle n'est conservée une fois la génération terminée.

Nous utilisons Stripe pour les services de paiement, d'analyse et d'autres services commerciaux. Stripe recueille des informations d'identification sur les appareils qui se connectent à ses services. Stripe utilise ces informations pour exploiter et améliorer les services qu'elle nous fournit, notamment à des fins de détection de la fraude. Vous pouvez en savoir plus sur Stripe et consulter sa politique de confidentialité à l'adresse https://stripe.com/privacy.

7. Mesures de sécurité

Yafee applique des mesures techniques et organisationnelles alignées sur les normes internationales. Elles comprennent le chiffrement SSL/TLS, le hachage des mots de passe, la mise en place de pare-feu, la journalisation, la séparation des environnements, le contrôle strict de l'accès et les audits de sécurité internes.

8. Cookies placés sur le site

Les cookies sont placés à trois titres : les cookies techniques, sans lesquels le service ne fonctionne pas ; les cookies analytiques, par Google Analytics 4, qui permettent de mesurer l'audience ; et les cookies fonctionnels, qui mémorisent la langue choisie et les autres préférences. Le Client les contrôle par le biais de la banneau de consentement ou par les paramètres du navigateur. Si les cookies techniques sont refusés, l'accès au service peut devenir impossible.

9. Les droits que le Client peut exercer (RGPD / LPDP)

Le Client peut obtenir l'accès aux données le concernant, faire rectifier les données inexactes, obtenir l'effacement en vertu du droit à l'oubli, faire restreindre le traitement, s'opposer au traitement, recevoir une exportation des données aux fins de portabilité et, uniquement dans l'Union européenne, énoncer des directives concernant le sort des données après le décès.

Une demande doit être adressée à [email protected] et est traitée dans un délai de 30 jours au plus tard. Une pièce d'identité peut être demandée avant que la demande ne soit traitée.

10. Réclamations et modification de cette politique

Les questions et les demandes exercant les droits énumérés ci-après sont reçues à [email protected]. Un utilisateur situé dans l'Union européenne peut en outre adresser une réclamation à l'autorité de protection des données de son pays.

Yafee se réserve le droit de modifier cette politique à tout moment. La version applicable est celle publiée sur le site le jour de la consultation. En cas de modification substantielle, une notification en est donnée par courrier électronique ou par le compte client.