Privatlivspolitik

1. Kontrollanten og de instrumenter, som denne politik regulerer

Webstedet https://www.yafee.com udgivet af Yafee Services Limited (C 116017), hvis registrerede adresse er og som kan kontaktes i spørgsmål om databeskyttelse på [email protected]. Dette selskab afgør formål og midler for den behandling, der er beskrevet nedenfor, og er derfor kontrollant for de personlige data, der indsamles fra brugere.

Den behandling, der er beskrevet her, stammer fra fire instrumenter: den mappepost, som kunden konsulterer, det brev, der udkastes på kundens vegne, den registrerede elektroniske forsendelse af dette brev med dets bevispostering, og abonnementsaftalen. Denne politik angiver for hver af dem, hvad der registreres, hvorfor, i hvor lang tid, og hvem ellers der kan se det.

Den er gældende i overensstemmelse med forordning (EU) 2016/679 (GDPR), hvor kunden befinder sig i Den Europæiske Union, med ændret lov nr. 78-17 (databeskyttelsesloven) med hensyn til Frankrig, og med databeskyttelsesloven (PDPL), der gælder i Malta.

2. De kategorier af data, der lagres

Der indsamles ikke noget ud over det, som levering, administration og fakturering af tjenesten kræver. Identifikationsdata omfatter efternavn, fornavn, postadresse, e-mailadresse, telefonnummer og land. Kontodata omfatter brugernavn, password, der kun lagres i hashform, abonnementshistorik og udstedte fakturaer. Betalingsdata, dvs. kortnummer og bankoplysninger tilknyttet det, håndteres udelukkende af Stripe-leverandøren og er ikke på noget tidspunkt tilgængelig for Yafee. Data om tjenestebrug omfatter uploadede dokumenter, oprettede skabeloner, de angivne afsender- og modtageradresser, forsendelseshistorik og sporing af hver enkelt post. Tekniske data omfatter IP-adresse, enhedstype, browser, serverlogge og de analytiske og sikkerhedscookies, der er beskrevet nedenfor.

3. Hvorfor disse data behandles, og på hvilket grundlag

Data behandles for at levere og udføre tjenesten, dvs. oprettelse, produktion og forsendelse af post; for at administrere kundekontoen og udstede fakturaer; for at forhindre svig og sikre betalinger; for at hjælpe kunden og besvare tekniske supportanmodninger; for at forbedre webstedet og ydeevnen af tjenesten; for at opfylde juridiske forpligtelser inden for fakturering, bekæmpelse af hvidvaskning og regnskabsregistrering; for at sende administrativ eller kontraktuel information vedrørende tjenesten; og for at håndtere anmodninger, hvorved rettigheder under GDPR eller PDPL udøves. Hver formål hviler, afhængig af situationen, på et af de nedenstående grundlag.

Opfyldelse af kontrakten

Brug af tjenesten, behandling af en ordre og fakturering.

Samtykke

Oprettelse af en konto, cookies og markedsføringskommunikation.

Juridisk forpligtelse

Vedligeholdelse af data og udstedelse af fakturaer.

Legitim interesse

Forebyggelse af svig og forbedring af tjenesten.

4. Hvor længe hver kategori af data opbevares

Ingen data opbevares længere end den periode, der strengt taget er påkrævet af det formål, den tjener.

Dokumenter og filer, der tilhører kunden, slettes automatisk, når abonnementet ophører, eller kontoen lukkes.

5. Hvor data opbevares, og overføringer til udlandet

Data opbevares på sikre servere drevet af OVHcloud (OVH SAS) inden for Den Europæiske Union, i Litauen og i Holland. Sikkerhedskopier og nogle behandlingsoperationer kan finde sted i Malta, hvor den tekniske drift af tjenesten kræver det, og data kan overføres dertil til supportformål.

Enhver overførsel uden for Den Europæiske Union er dækket af de garantier, som GDPR giver, nemlig de standardkontraktklausuler, der er vedtaget af Europa-Kommissionen. Yafee opretholder således et beskyttelsesniveau svarende til det, der kræves i artikel 46 i GDPR og af databeskyttelsesloven, der gælder i Malta.

6. Hvem ellers ser dataene

Personlige data sælges eller lejes ikke. De offentliggøres kun for de tekniske leverandører, der hoster webstedet, dirigerer og producerer post, og betjener kundesupport; til betalingsleverandøren; til transportører og postoperatører, der udfører en forsendelse; og til administrative eller retsmæssige myndigheder, hvor loven pålægger offentliggørelse. Hver processist er bundet af strenge forpligtelser til fortrolighed og sikkerhed.

De vigtigste processister er som følger.

Stripe Payments Europe Ltd.

Behandling af betalinger.

OVHcloud (OVH SAS)

Hosting.

Google LLC

Publikumsanalyse gennem Google Analytics 4.

Postservice

Udskrivning og forsendelse af post.

OpenAI / AI API

Automatiseret generering af tekst. Ingen personlige data opbevares, når genereringen er fuldført.

Vi bruger Stripe til betalinger, analyser og andre forretningsmæssige tjenester. Stripe indsamler identificerende oplysninger om de enheder, der forbinder til deres tjenester. Stripe bruger disse oplysninger til at drive og forbedre de tjenester, de leverer til os, herunder til afsløring af svindel. Du kan læse mere om Stripe og deres privatlivspolitik på https://stripe.com/privacy.

7. Sikkerhedsforanstaltninger

Yafee anvender tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er tilpasset internationale standarder. De omfatter SSL/TLS-kryptering, hashing af adgangskoder, brandmure, logging, adskillelse af miljøer, streng adgangskontrol og interne sikkerhedsrevisioner.

8. Cookies placeret på webstedet

Cookies placeres i tre egenskaber: tekniske cookies, uden hvilke tjenesten ikke fungerer; analytiske cookies, gennem Google Analytics 4, hvorved publikum måles; og funktionelle cookies, som bevarer det valgte sprog og andre præferencer. Klienten styrer dem gennem samtykkebanneret eller gennem browserens indstillinger. Hvor tekniske cookies nægtes, kan adgang til tjenesten blive umulig.

9. De rettigheder, som klienten kan udøve (GDPR / PDPL)

Klienten kan få adgang til de opbevaret data om dem, få unøjagtige data rettet, få sletning i henhold til retten til at blive glemt, få behandlingen begrænset, gøre indsigelse mod behandling, få en eksport af dataene med henblik på portabilitet og inden for Den Europæiske Union alene lægge direktiver om skæbnen for dataene efter døden.

En anmodning sendes til [email protected] og besvares senest inden for 30 dage. Et identitetsdokument kan anmodes inden anmodningen behandles.

10. Klager og ændring af denne politik

Spørgsmål og anmodninger, hvorved ovenstående rettigheder udøves, modtages på [email protected]. En bruger i Den Europæiske Union kan endvidere indgive en klage til databeskyttelsesmyndigheden i sit eget land.

Yafee forbeholder sig retten til at ændre denne politik på ethvert tidspunkt. Den version, der er gældende, er den, der udgives på webstedet på consulting-dagen. Hvor en ændring er væsentlig, gives der meddelelse herom pr. mail eller gennem kundekontoen.