Personvernpolicy

1. Ansvarshavende og instrumentene denne policyen regulerer

Nettstedet https://www.yafee.com publiseres av Yafee Services Limited (C 116017), hvis registrert kontor er på og som kan nås om databeskyttelsesspørsmål på [email protected]. Selskapet avgjør formål og midler for behandlingen nedenfor og er følgelig ansvarlig for personopplysninger som samles inn fra brukere.

Behandlingen som beskrives her oppstår fra fire instrumenter: katalogoppslaget konsultert av Kunden, brevet utarbeidet på Kundens vegne, den registrerte elektroniske dispatch av brevet med dets bevisoppgave, og abonnementskontrakten. Denne policyen angir, for hver enkelt, hva som registreres, hvorfor, hvor lenge og hvem annet som kan se det.

Det brukes i samsvar med forordning (EU) 2016/679 (GDPR) hvor Kunden er lokalisert i EU, med endret lov nr. 78-17 (loven om databeskyttelse) angående Frankrike, og med loven om personopplysningsbeskyttelse (PDPL) gjeldende i Malta.

2. Kategoriene av registre som holdes

Ingenting samles inn utover det som tilbud, administrasjon og fakturering av tjenesten krever. Identifikasjonsregistre omfatter etternavn, fornavn, postadresse, e-postadresse, telefonnummer og land. Kontoregistre omfatter brukernavn, passord lagret kun i hashed form, abonnement historikk og utstedte fakturaer. Betalingsregistre, altså kortnummer og bankopplysninger knyttet til det, håndteres utelukkende av leverandør Stripe og er på ingen måte tilgjengelige for Yafee. Registre av tjenesteavbruk omfatter uploadede dokumenter, opprettede maler, oppgitt sender- og mottakeradresser, sending historikk og sporing av hver enkelt element. Tekniske registre omfatter IP-adresse, enhet type, nettleser, serverlogger og analytiske og sikkerhetskapsler beskrevet nedenfor.

3. Hvorfor disse registrene behandles og på hvilket grunnlag

Registre behandles for å tilby og utføre tjenesten, som vil si opprettelse, produksjon og dispatch av post; for å administrere kundekonto og utstede fakturaer; for å forhindre svindel og sikre betalinger; for å bistå Kunden og svare på tekniske støttespørsmål; for å forbedre nettstedet og tjenestens ytelse; for å oppfylle juridiske forpliktelser angående fakturering, anti-hvitvask og regnskapsregistre; for å sende administrativ eller kontraktsinformasjon om tjenesten; og for å håndtere forespørsler som utøver rettigheter under GDPR eller PDPL. Hvert formål er basert på, avhengig av situasjonen, et av basene nedenfor.

Oppfyllelse av kontrakten

Bruk av tjenesten, behandling av en ordre og fakturering.

Samtykke

Opprettelse av en konto, informasjonskapsler og markedsføringskommunikasjon.

Juridisk forpliktelse

Oppbevaring av registre og utstedelse av fakturaer.

Berettiget interesse

Forhindring av svindel og forbedring av tjenesten.

4. Hvor lenge hver register holdes

Ingen register holdes lenger enn perioden strengt nødvendig for formålet det tjener.

Dokumenter og filer som tilhører Kunden slettes automatisk når abonnementet avsluttes eller kontoen lukkes.

5. Hvor registrene holdes og overføringer til utlandet

Registrene holdes på sikrede servere drevet av OVHcloud (OVH SAS) innenfor EU, i Litauen og Nederland. Sikkerhetskopier og noen behandlingsoperasjoner kan finne sted i Malta der teknisk drift av tjenesten krever det, og registre kan overføres der for støtteformål.

Enhver overføring utenfor EU dekkes av garantiene GDPR gir for, nemlig Standard avtaleklausuler vedtatt av EU-kommisjonen. Yafee opprettholder dermed et beskyttelsesnivå tilsvarende det som kreves av artikkel 46 i GDPR og av loven om personopplysningsbeskyttelse gjeldende i Malta.

6. Hvem annet som ser registrene

Personopplysninger verken selges eller leies. De avslører kun til tekniske leverandører som hoster nettstedet, ruter og produserer post og betjener kundesupport; til betalingsleverandør; til bærer og postvesen som utfører en sending; og til administrative eller juridiske myndigheter der loven tvinger avsløring. Hver processor er bundet av strenge forpliktelser om fortrolighet og sikkerhet.

Hovedprosessorene er som følger.

Stripe Payments Europe Ltd.

Behandling av betalinger.

OVHcloud (OVH SAS)

Hosting.

Google LLC

Målgruppanalyse gjennom Google Analytics 4.

Postservice

Utskrift og sending av post.

OpenAI / AI API

Automatisert generering av tekst. Ingen personopplysninger lagres når genereringen er fullført.

Vi bruker Stripe til betaling, analyse og andre forretningstjenester. Stripe samler inn identifiserende informasjon om enhetene som kobler seg til tjenestene deres. Stripe bruker denne informasjonen til å drive og forbedre tjenestene de leverer til oss, blant annet for å avdekke svindel. Du kan lese mer om Stripe og personvernerklæringen deres på https://stripe.com/privacy.

7. Sikkerhetstiltak

Yafee bruker tekniske og organisatoriske tiltak i samsvar med internasjonale standarder. De omfatter SSL/TLS-kryptering, hashing av passord, brannmurer, logging, miljøseparasjon, streng tilgangskontroll og interne sikkerheitsrevisioner.

8. Informasjonskapsler plassert på nettstedet

Informasjonskapsler plasseres i tre kapasiteter: tekniske kapsler, uten hvilke tjenesten ikke fungerer; analytiske kapsler, gjennom Google Analytics 4, som målgruppen måles gjennom; og funksjonelle kapsler, som beholder valgt språk og andre preferanser. Klienten styrer dem gjennom samtykkebanneret eller gjennom nettleserinnstillingene. Hvor tekniske kapsler avvises, kan tilgang til tjenesten bli umulig.

9. Rettighetene Klienten kan utøve (GDPR / PDPL)

Klienten kan få tilgang til data som holdes på dem, få unøyaktige data rettet, få sletting under retten til å bli glemt, få behandling begrenset, protestere mot behandling, motta en eksport av data for portabilitet og, innenfor EU alene, fastsette direktiver som styrer dataenes skjebne etter død.

En forespørsel rettes til [email protected] og besvares senest innen 30 dager. Et identitetsdokument kan kreves før forespørselen blir behandlet.

10. Klager og endringer av denne policyen

Spørsmål og forespørsler der rettighetene ovenfor utøves, mottas på [email protected]. En bruker lokalisert i EU kan i tillegg klage til databeskyttelsesmyndigheten i eget land.

Yafee forbeholder seg rett til å endre denne policyen når som helst. Versjonen som regulerer er den som er publisert på nettstedet på konsultasjonsdagen. Der en endring er vesentlig, gis melding om det via e-post eller gjennom kundekontoen.