Privacybeleid

1. De verantwoordelijke en de instrumenten waar dit beleid betrekking op heeft

De website https://www.yafee.com wordt gepubliceerd door Yafee Services Limited (C 116017), waarvan het geregistreerde kantoor zich bevindt op en die kan worden bereikt voor gegevensbeschermingskwesties op [email protected]. Dat bedrijf bepaalt de doeleinden en middelen van de hieronder beschreven verwerking en is derhalve de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die van gebruikers zijn verzameld.

De hier beschreven verwerking voort uit vier instrumenten: de directoryvermelding die door de klant is geraadpleegd, de brief die namens de klant is opgesteld, het geregistreerde elektronische verzenden van die brief met het bewijsrecht en het abonnementscontract. Dit beleid stelt vast, voor elk daarvan, wat wordt vastgelegd, waarom, hoe lang en wie anders het mag zien.

Het is van toepassing in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 (GDPR) waar de klant in de Europese Unie is gevestigd, met de gewijzigde Wet 78-17 (de Wet op de gegevensbescherming) met betrekking tot Frankrijk, en met de Wet op de bescherming van persoonsgegevens (PDPL) die van toepassing is in Malta.

2. De categorieën gegevens die worden bijgehouden

Er wordt niets verzameld dat niet nodig is voor de levering, administratie en facturering van de dienst. Identificatiegegevens omvatten achternaam, voornaam, postadres, e-mailadres, telefoonnummer en land. Accountgegevens omvatten gebruikersnaam, wachtwoord (alleen in gehashte vorm), abonnementsgeschiedenis en uitgegeven facturen. Betalingsgegevens, dus creditcardnummers en bijbehorende bankgegevens, worden uitsluitend door de provider Stripe afgehandeld en zijn op geen enkel moment toegankelijk voor Yafee. Servicegebruiksgegevens omvatten geüploade documenten, gemaakte sjablonen, ingevoerde afzender- en geadresseerdenadressen, verzendingsgeschiedenis en tracking van elk item. Technische gegevens omvatten IP-adres, apparaattype, browser, serverlogboeken en de analytische en beveiligingscookies hieronder beschreven.

3. Waarom deze gegevens worden verwerkt en op welke grondslag

Gegevens worden verwerkt om de dienst te leveren en uit te voeren, dat wil zeggen het maken, produceren en verzenden van de post; om het klantaccount te beheren en facturen uit te geven; om fraude te voorkomen en betalingen te beveiligen; om de klant te helpen en technische ondersteuningsverzoeken te beantwoorden; om de website en de prestaties van de dienst te verbeteren; om aan wettelijke verplichtingen op het gebied van facturering, anti-geldwasserij en boekhoudingsgegevens te voldoen; om administratieve of contractuele informatie over de dienst te verzenden; en om verzoeken af te handelen waarmee rechten onder de GDPR of de PDPL worden uitgeoefend. Elk doel berust, afhankelijk van de situatie, op een van de onderstaande grondslag.

Nakoming van het contract

Gebruik van de dienst, verwerking van een bestelling en facturering.

Instemming

Aanmaking van een account, cookies en marketingcommunicatie.

Wettelijke verplichting

Bewaring van gegevens en uitgifte van facturen.

Legitiem belang

Voorkoming van fraude en verbetering van de dienst.

4. Hoe lang elke gegevens wordt bijgehouden

Geen gegevens worden langer bewaard dan de periode die strikt nodig is voor het doel dat het dient.

De documenten en bestanden van de klant worden automatisch verwijderd wanneer het abonnement eindigt of het account wordt gesloten.

5. Waar de gegevens worden bewaard en overdrachten naar het buitenland

De gegevens worden bijgehouden op beveiligde servers die door OVHcloud (OVH SAS) in de Europese Unie worden beheerd, in Litouwen en in Nederland. Back-ups en bepaalde verwerkingsbewerkingen kunnen plaats vinden in Malta waar de technische bedrijfsvoering van de dienst dit vereist, en gegevens kunnen daar voor ondersteuningsdoeleinden worden overgedragen.

Elke overdracht buiten de Europese Unie is gedekt door de garanties die de GDPR biedt, namelijk de Standaardcontractclausules die door de Europese Commissie zijn aangenomen. Yafee handhaaft daardoor een beschermingsniveau dat gelijkwaardig is aan dat vereist is onder artikel 46 van de GDPR en de Wet op de bescherming van persoonsgegevens die van toepassing is in Malta.

6. Wie anders de gegevens ziet

Persoonsgegevens worden niet verkocht of verhuurd. Ze worden alleen bekendgemaakt aan de technische providers die de site hosten, post routeren en produceren en klantenondersteuning bieden; aan de betalingsprovider; aan de vervoerders en postoperators die een verzending uitvoeren; en aan administratieve of gerechtelijke autoriteiten waar de wet bekendmaking vereist. Elke processor is gebonden aan strikte vertrouwelijkheids- en beveiligingsverplichtingen.

De belangrijkste processors zijn de volgende.

Stripe Payments Europe Ltd.

Verwerking van betalingen.

OVHcloud (OVH SAS)

Hosting.

Google LLC

Publieksanalyse via Google Analytics 4.

Postal Service

Afdrukken en verzenden van post.

OpenAI / AI API

Geautomatiseerde tekstgeneratie. Geen persoonsgegevens worden opgeslagen nadat de generatie is voltooid.

Wij gebruiken Stripe voor betalingen, analyses en andere zakelijke diensten. Stripe verzamelt identificerende informatie over de apparaten die verbinding maken met haar diensten. Stripe gebruikt deze informatie om de diensten die zij aan ons levert uit te voeren en te verbeteren, onder meer voor fraudedetectie. Meer informatie over Stripe en haar privacybeleid vindt u op https://stripe.com/privacy.

7. Beveiligingsmaatregelen

Yafee past technische en organisatorische maatregelen toe die zijn afgestemd op internationale normen. Deze omvatten SSL/TLS-versleuteling, wachtwoordhashing, firewalling, logging, scheiding van omgevingen, strikte controle van toegang en interne beveiligingsaudits.

8. Cookies die op de website worden geplaatst

Cookies worden in drie capaciteiten geplaatst: technische cookies, zonder welke de service niet functioneert; analytische cookies, via Google Analytics 4, waarmee het publiek wordt gemeten; en functionele cookies, die de gekozen taal en andere voorkeuren onthouden. De cliënt beheerst deze via de toestemmingsbanner of via de instellingen van de browser. Wanneer technische cookies worden geweigerd, kan toegang tot de service onmogelijk worden.

9. De rechten die de cliënt mag uitoefenen (GDPR / PDPL)

De cliënt kan inzage krijgen in de gegevens die over hem/haar worden bijgehouden, onjuiste gegevens laten corrigeren, wissen onder het recht op vergetelheid, verwerking beperken, bezwaar maken tegen verwerking, een export van de gegevens ontvangen ten behoeve van portabiliteit en, uitsluitend binnen de Europese Unie, richtlijnen opstellen over het lot van de gegevens na overlijden.

Een verzoek wordt ingediend bij [email protected] en wordt beantwoord binnen 30 dagen uiterlijk. Vóórdat het verzoek wordt uitgevoerd, kan een identiteitsbewijs worden gevraagd.

10. Klachten en wijziging van dit beleid

Vragen en verzoeken waarbij bovenstaande rechten worden uitgeoefend, kunnen worden ingediend bij [email protected]. Een gebruiker in de Europese Unie kan bovendien een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van hun eigen land.

Yafee behoudt zich het recht voor dit privacybeleid op elk moment te wijzigen. De versie die van toepassing is, is degene die op de site is gepubliceerd op de dag van raadpleging. Wanneer een wijziging ingrijpend is, wordt hiervan per e-mail of via het klantaccount mededeling gedaan.