Yafee ist ein unabhängiger Dienst für den Versand zertifizierter elektronischer Briefe. Wir sind weder mit Prosenio verbunden noch Partner oder Beauftragte davon; der Name wird ausschließlich zur Identifizierung des Empfängers Ihres Briefes genannt. Die genannten Marken und Logos gehören ihren jeweiligen Eigentümern.
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Häufige Fragen
Prosenio Kündigen: Schritt-für-Schritt Anleitung
Prosenio kündigen: vollständiger leitfaden zur sofortigen vertragsauflösung
Was sie über Prosenio und ihre kündigungsrechte wissen müssen
Prosenio ist eine cloudbasierte HR-Softwarelösung mit Sitz in Berlin, die sich speziell an kleine und mittelständische Unternehmen richtet. Die Plattform automatisiert Ihre Personalverwaltung - von der Bewerberverwaltung über die Zeiterfassung bis zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie erhalten modulare Pakete, die Sie flexibel nach Ihren betrieblichen Anforderungen zusammenstellen können.
Das System funktioniert nach deutschem und europäischem Datenschutzrecht (DSGVO) und ermöglicht Ihnen den Zugriff von verschiedenen Endgeräten aus. Allerdings unterliegt die Kündigung solcher B2B-Verträge in Deutschland strengeren Regeln als Verbraucher-Abonnements. Yafee hilft Ihnen, diese Anforderungen schnell zu verstehen und kostenpflichtige Fehler zu vermeiden.
Warum unternehmen Prosenio kündigen
Sie könnten Prosenio kündigen, wenn die Software nicht mehr zu Ihrem Workflow passt, Sie zu einem anderen Anbieter wechseln oder die Kosten nicht mehr in Ihr Budget passen. Auch eine Betriebsstilllegung, Fusion oder Umstrukturierung sind häufige Gründe. Mit der richtigen Vorbereitung und den genauen Schritten von Yafee vermeiden Sie versteckte Gebühren und unerwünschte Vertragsverlängerungen.
Warum eine professionelle kündigung wichtig ist
Eine formlose Benachrichtigung per E-Mail reicht nicht aus. Nach deutschem Recht müssen Sie Ihren Kündigungstermin einhalten und die Kündigung auf den korrekten Kanälen einreichen. Yafee stellt sicher, dass Ihre Kündigung ankommt und dokumentiert ist - der erste Schritt zu einer problemlosen Auflösung.
Abonnementpläne und kosten bei Prosenio
Prosenio arbeitet mit einem modularen Preismodell, das sich nach Unternehmensgröße und Funktionsumfang richtet.
| Pakettyp | Typische Funktionen | Geeignet für | Vertragslaufzeit |
|---|---|---|---|
| Basis-Paket | Mitarbeiterverwaltung, Urlaubsverwaltung, digitale Personalakten | Kleine Unternehmen (bis 50 Mitarbeiter) | 12 Monate |
| Professional-Paket | Basis plus Recruiting, Zeiterfassung, Leistungsmanagement | Mittelständische Unternehmen (50-250 Mitarbeiter) | 12 Monate |
| Enterprise-Paket | Vollständige HR-Suite mit individuellen Anpassungen und erweiterte Integrationen | Große Unternehmen (über 250 Mitarbeiter) | Nach Vereinbarung |
| Monatliche Zusatzmodule | Bewerbermanagement, Abrechnung, Compliance-Tools | Unternehmen aller Größen | Flexibel kündbar |
| Daten-Add-on | Erweiterte Reportingfunktionen, Datenexport, API-Zugang | Unternehmen mit hohem Analysebedarf | 12 Monate |
Vertragslaufzeiten und automatische verlängerung
Die Standardvertragslaufzeit bei Prosenio beträgt 12 Monate. Nach Ablauf dieser Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um weitere 12 Monate, wenn Sie nicht fristgerecht kündigen. Die Kündigungsfrist liegt üblicherweise bei 30 bis 60 Tagen zum Ende der Vertragslaufzeit. Überprüfen Sie Ihre Vertragsunterlagen und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), um die genaue Frist zu bestätigen. Yafee unterstützt Sie dabei, diese Fristen im Blick zu behalten und unbeabsichtigte Vertragsverlängerungen zu vermeiden.
Abrechnung und zahlungsmodelle
Prosenio rechnet in der Regel monatlich oder jährlich ab. Jährliche Abonnements gewähren oft Rabatte von 10 bis 20 Prozent. Wenn Sie monatlich zahlen, können Sie flexibler reagieren. Überprüfen Sie Ihre Abrechnung genau auf versteckte Aufschläge oder Zusatzdienste, die automatisch aktiviert werden - diese verursachen oft unnötige Kosten. Yafee zeigt Ihnen, worauf Sie achten müssen, bevor Sie Ihren Kündigungsprozess einleiten.
Ihre kündigungsrechte unter deutschem recht
Als Unternehmen in Deutschland haben Sie umfassende Rechte, die im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und in Ihren Vertragsbedingungen verankert sind.
Gesetzliche kündigungsrechte nach dem BGB
Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) schützt Sie auch als B2B-Kunde. Sie können einen Vertrag jederzeit mit Frist zum Ende eines Abrechnungszeitraums kündigen, es sei denn, Sie haben ausdrücklich eine längere Mindestlaufzeit vereinbart. Die Standardfrist nach § 622 BGB beträgt zwei Wochen, kann aber vertraglich auf bis zu vier Wochen verlängert werden. Dies ist der Standardfall bei HR-Softwarelösungen wie Prosenio.
Darüber hinaus haben Sie das Recht auf außerordentliche Kündigung (fristlose Kündigung) gemäß § 626 BGB, wenn ein wichtiger Grund vorliegt. Dieser kann beispielsweise sein: erhebliche Leistungsstörungen der Software, Datenschutzverletzungen oder ein Verstoß von Prosenio gegen vertraglich zugesicherte Funktionen.
Ihre rechtliche position zur kündigung
Sie haben das Recht, Ihren Prosenio-Vertrag unter folgenden Bedingungen zu beenden:
- Ordentliche Kündigung: Mit der vertraglich festgelegten Frist (meist 30-60 Tage) zum Ende der Vertragslaufzeit, basierend auf § 622 BGB
- Außerordentliche Kündigung: Sofortiges Kündigungsrecht, wenn Prosenio eine wesentliche Leistungsverpflichtung nicht erfüllt oder eine Datenschutzverletzung eintritt
- Schriftliche Form: Ihre Kündigung muss schriftlich erfolgen. E-Mail ist ausreichend, sofern Sie eine Bestätigung erhalten; registrierte Post mit Rückschein ist die sicherste Variante
- Dokumentation: Bewahren Sie alle Kündigungsunterlagen und Bestätigungen mindestens zwei Jahre auf
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur kündigung ihres Prosenio-Vertrags
Folgen Sie dieser systematischen Anleitung, um Ihren Vertrag korrekt und fristgerecht zu kündigen.
Schritt 1: überprüfen sie ihre vertragsunterlagen
Sammeln Sie zunächst alle relevanten Dokumente:
- Suchen Sie Ihren Vertragsabschluss oder Ihre Bestätigungsmail von Prosenio
- Notieren Sie die genaue Laufzeit und das Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums
- Beispiel: "Vertrag läuft vom 15. März 2024 bis 14. März 2025"
- Lesen Sie die AGB und suchen Sie nach der exakten Kündigungsfrist
- Standard: 30 oder 60 Tage vor Vertragsende
- Notieren Sie diese Frist schriftlich
- Überprüfen Sie Ihre aktuelle Abrechnung auf alle aktivierten Module
Schritt 2: berechnen sie ihren kündigungstermin
Der Kündigungstermin ist entscheidend. Yafee empfiehlt, diesen Termin schriftlich fest zu halten:
- Ermitteln Sie das Ende Ihrer aktuellen Vertragslaufzeit (z. B. 14. März 2025)
- Zählen Sie die Kündigungsfrist rückwärts
- Bei 60 Tagen Kündigungsfrist: Kündigungstermin ist der 13. Januar 2025
- Beachten Sie: Wochenenden und Feiertage zählen mit
- Markieren Sie den Termin deutlich in Ihrem Kalender oder in Yafee
- Planen Sie ein, Ihre Kündigung spätestens drei Arbeitstage vor dem Stichtag zu versenden
Schritt 3: verfassen sie ihr kündigungsschreiben
Ihr Kündigungsschreiben muss klar und unambigüos sein. Verwenden Sie folgende Struktur:
- Schreiben Sie "Kündigung des Vertrags mit Prosenio" als Betreffzeile
- Nennen Sie folgende Informationen:
- Ihr Unternehmensname und Registrierungsnummer bei Prosenio
- Die E-Mail-Adresse des Kontoinhaber
- Das Vertragsstart- und -enddatum
- Den gewünschten Kündigungstermin (oder: "zum nächstmöglichen Termin")
- Eine klare Erklärung: "Hiermit kündige ich meinen Vertrag mit sofortiger Wirkung" oder "zum 14. März 2025"
- Beantragen Sie schriftliche Bestätigung der Kündigung
- Beispiel: "Bitte bestätigen Sie diese Kündigung schriftlich innerhalb von 5 Arbeitstagen"
- Unterschreiben Sie das Schreiben mit Ihrem Namen und Titel
Schritt 4: versenden sie ihre kündigung
Die Zustellung muss nachweisbar sein. Nutzen Sie eine dieser Methoden:
- Einschreiben mit Rückschein
- Versenden Sie Ihr Kündigungsschreiben an die Adresse von Prosenio (siehe Abschnitt "Kontaktdaten und Kündigungsadresse")
- Dies ist die rechtlich sicherste Variante und kostet circa 3-5 Euro
- Bewahren Sie den Rückschein als Beweis auf
- E-Mail mit Lesebestätigung (alternative Variante)
- Versenden Sie das Kündigungsschreiben an [email protected] mit Lesebestätigung
- Speichern Sie die Empfangsbestätigung
- Dies ist weniger sicher als Einschreiben, aber rechtlich anerkannt, wenn Sie Beweis haben
- Kontaktieren Sie auch den Account Manager direkt (falls vorhanden), um sicherzustellen, dass die Kündigung ankommt
Schritt 5: überwachen sie die bestätigung
Yafee empfiehlt, aktiv zu verfolgen, dass Ihre Kündigung bearbeitet wird:
- Warten Sie auf schriftliche Bestätigung von Prosenio innerhalb von 5-10 Arbeitstagen
- Die Bestätigung sollte enthalten:
- Das genaue Kündigungsdatum
- Das Datum der endgültigen Deaktivierung des Kontos
- Informationen zur Datenbereitstellung oder zum Datenexport
- Wenn Sie keine Bestätigung erhalten, senden Sie eine Nachfrage mit Referenz zu Ihrer ursprünglichen Kündigung
- Dokumentieren Sie alle Kommunikation in einer Datei
Schritt 6: sichern sie ihre daten und bereiten sie den übergang vor
Vor der endgültigen Abschaltung müssen Sie Ihre Daten sichern:
- Nutzen Sie die Datenexport-Funktion in Prosenio
- Exportieren Sie alle Mitarbeiterdaten, Zeiterfassungseinträge und Abrechnung
- Speichern Sie die Dateien in einem sicheren Format (CSV, Excel oder PDF)
- Kontaktieren Sie einen neuen HR-Softwareanbieter und bereiten Sie die Migration vor
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den Wechsel
- Planen Sie einen Übergangszeitraum zwischen Systemen ein
Rückerstattungen und finanzielle abwicklung
Nach deutschem Recht haben Sie Anspruch auf eine faire finanzielle Abwicklung.
Rückerstattung bei vorgezahlten gebühren
Wenn Sie Ihre Gebühren jährlich bezahlt haben und kündigen, können Sie eine anteilige Rückerstattung fordern:
- Berechnung: (Verbleibende Tage im Jahr / 365) × Jahresbeitrag
- Beispiel: Sie zahlen 1.200 Euro pro Jahr und kündigen nach 200 Tagen. Sie erhalten: (165/365) × 1.200 = 542 Euro zurück
- Prosenio ist verpflichtet, diese Rückerstattung innerhalb von 14 Tagen nach Vertragsende zu veranlassen
Gutschriften und ausgleich
Falls Sie noch ein Guthaben bei Prosenio haben (z. B. aus einer Vorauszahlung für unbenutzbare Funktionen), fordern Sie dieses schriftlich ein. Dokumentieren Sie Ihre Forderung in Ihrer Kündigungskommunikation und in einer separaten E-Mail mit Betreffzeile "Rückerstattungsantrag".
Kontovergleich bei kündigung
Prosenio sollte einen detaillierten Kontovergleich bereitstellen, der zeigt:
- Alle eingezahlten Beträge
- Alle zu erstattenden Beträge
- Das Netto-Saldo
Fordern Sie diesen Vergleich schriftlich an, falls Sie nicht automatisch einen erhalten.
Häufige fehler bei der kündigung vermeiden
Die gute Nachricht: Mit der richtigen Vorbereitung vermeiden Sie teure Missgeschicke. Hier sind die wichtigsten Fehler, die Unternehmen machen:
Fehler 1: zu späte kündigungsfrist verpasst
Dies ist der häufigste Fehler. Wenn Sie Ihre 60-Tage-Frist verpassen, verlängert sich Ihr Vertrag automatisch um ein weiteres Jahr.
- Risiko: Zusatzkosten von 1.000-5.000 Euro pro Jahr
- Lösung: Tragen Sie Ihren Kündigungstermin spätestens 90 Tage vor Vertragsende in einen Kalender ein; nutzen Sie Yafee zur automatischen Erinnerung
Fehler 2: nur mündliche oder informale kündigungen
Ein Anruf oder eine unverbindliche E-Mail an einen Support-Mitarbeiter ist nicht rechtskräftig.
- Risiko: Prosenio argumentiert später, dass keine Kündigung eingegangen ist
- Lösung: Immer schriftlich per Einschreiben oder mit beweisbarem Empfang kündigen
Fehler 3: falsche kündigungsadresse
Wenn Sie an die falsche Adresse schreiben, könnte Ihre Kündigung nicht ankommen.
- Risiko: Vertragsautomatik wird ausgelöst
- Lösung: Überprüfen Sie die genaue Kündigungsadresse in Ihren Vertragsunterlagen oder auf der Website von Prosenio
Fehler 4: nicht auf bestätigung warten
Es reicht nicht, die Kündigung zu versenden - Sie müssen dokumentieren, dass sie angekommen ist.
- Risiko: Prosenio behauptet später, die Kündigung nicht erhalten zu haben
- Lösung: Fordern Sie eine schriftliche Bestätigung ein und speichern Sie diese
Fehler 5: zusatzmodule nicht einzeln kündigen
Wenn Sie während Ihrer Vertragslaufzeit Zusatzmodule hinzugefügt haben, müssen diese separat gekündigt werden.
- Risiko: Sie zahlen weiterhin für die Module
- Lösung: Nennen Sie in Ihrem Kündigungsschreiben alle Module und Zusatzservices und fordern Sie deren sofortige Deaktivierung an
Nach der kündigung: wichtige schritte und übergangsprozesse
Die Kündigung ist eingereicht - aber Ihre Arbeit ist noch nicht vorbei. Yafee zeigt Ihnen, wie Sie einen reibungslosen Übergang sicherstellen.
Datenübergabe und archivierung
Unmittelbar nach Bestätigung Ihrer Kündigung müssen Sie Ihre Daten exportieren:
- Nutzen Sie die Datenexport-Funktion in Ihrem Prosenio-Dashboard
- Exportieren Sie alle Mitarbeiterdaten, Arbeitszeitnachweise, Abrechnung und Dokumente
- Speichern Sie die Dateien in mehreren Formaten (Excel, CSV, PDF) auf einer sicheren lokalen Festplatte und in der Cloud
- Überprüfen Sie die Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit
- Bewahren Sie die Dateien mindestens 10 Jahre auf (Aufbewahrungspflicht für Lohn- und Personalunterlagen in Deutschland)
Kommunikation mit ihrem team
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig über den Wechsel:
- Teilen Sie mit, wann die alte Software abgeschaltet wird
- Zeigen Sie auf, welches neue System verwendet wird
- Bieten Sie Schulungen an oder stellen Sie Dokumentation bereit
- Adressieren Sie Bedenken hinsichtlich Datenschutz und Sicherheit
Integration neuer systeme
Wenn Sie zu einer anderen HR-Lösung wechseln:
- Koordinieren Sie den Import Ihrer exportierten Daten
- Testen Sie alle Funktionen vor der endgültigen Abschaltung von Prosenio
- Stellen Sie sicher, dass Schnittstellen zu Steuersoftware, Payroll-Systemen oder Buchhaltung funktionieren
- Planen Sie eine Testphase mit beiden Systemen parallel ein (falls möglich)
Finale kontoproof und rechnungen
Vor der Abschaltung überprüfen Sie alle offenen Punkte:
- Laden Sie alle Rechnungen und Quittungen herunter
- Überprüfen Sie, dass alle Überweisungen verarbeitet wurden
- Fordern Sie eine endgültige Kontofeststellung an
- Speichern Sie alle Dokumente für Ihre Unternehmensunterlagen und für Steuerzwecke
Vergleich mit alternativen HR-Softwarelösungen
Bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, überprüfen Sie, welche Alternativen es gibt.
| HR-Software | Besondere Merkmale | Kündigungsfrist | Ab monatlich |
|---|---|---|---|
| Prosenio | Modular, deutsches Recht, cloudbasiert | 30-60 Tage | Varies |
| Personio | Vollständige HR-Suite, moderne UI, große Skalierbarkeit | 30 Tage | ab 400 EUR |
| Factorial | International, benutzerfreundlich, gutes Preis-Leistungs-Verhältnis | 30 Tage | ab 80 EUR |
| Breathe HR | Intuitive Bedienung, Zeiterfassung integriert, auch deutsche KMU | 30 Tage | ab 5 EUR/Nutzer |
| SAP SuccessFactors | Enterprise-Lösung, hochgradig anpassbar, für sehr große Unternehmen | Nach Vertrag | auf Anfrage |
Kontaktdaten und kündigungsadresse für Prosenio
Um Ihre Kündigung rechtswirksam einzureichen, müssen Sie diese an die offizielle Adresse von Prosenio versenden.
Kündigung per einschreiben
Versenden Sie Ihr Kündigungsschreiben an:
Prosenio GmbH
Kundenservice / Vertragsverwaltung
[Registrierte Adresse - überprüfen Sie die aktuelle Adresse auf prosenio.de oder in Ihren Vertragsunterlagen]
Deutschland
Nutzen Sie Einschreiben mit Rückschein (Deutsche Post "Einschreiben mit Rückschein") und bewahren Sie den Beleg auf.
Alternative kontaktwege
Überprüfen Sie auch:
- E-Mail-Adresse auf Ihrer Rechnungen oder im Account-Portal
- Support-Seite auf prosenio.de für aktuelle Kündigungsadresse
- Kundenbetreuungsteam direkt kontaktieren, um die genaue Adresse zu bestätigen
Eskalation bei weigerung zu kündigen
Falls Prosenio Ihre Kündigung ablehnt oder nicht bearbeitet, können Sie die Verbraucherzentrale einschalten oder bei der zuständigen Handwerkskammer oder IHK Beschwerde einreichen. Yafee berät Sie gerne in solchen Fällen weiter.
Checkliste zur kündigung von Prosenio
Nutzen Sie diese Checkliste, um alle Schritte systematisch zu verfolgen:
- ☐ Vertragsunterlagen und AGB gesammelt
- ☐ Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist notiert
- ☐ Kündigungstermin berechnet und im Kalender markiert
- ☐ Kündigungsschreiben verfasst (mit vollständigen Angaben)
- ☐ Kündigungsadresse überprüft und bestätigt
- ☐ Schreiben per Einschreiben oder mit Lesebestätigung versandt
- ☐ Rückschein oder Bestätigungsmail gespeichert
- ☐ Schriftliche Bestätigung von Prosenio erhalten
- ☐ Alle Daten exportiert und gespeichert
- ☐ Nächstes HR-System vorbereitet und getestet
- ☐ Mitarbeiter über Systemwechsel informiert
- ☐ Alle Rechnungen und Kontofeststellung archiviert
Zusammenfassung: Prosenio kündigen mit sicherheit und recht
Die Kündigung eines B2B-Vertrags wie Prosenio erfordert Sorgfalt, genaue Timing und dokumentierte Kommunikation. Mit dieser Anleitung haben Sie alle notwendigen Informationen: von der Überprüfung Ihrer Vertragsbestimmungen über die korrekte Formulierung Ihres Kündigungsschreibens bis hin zur sicheren Datenübergabe. Yafee hat bereits Tausenden von Unternehmen geholfen, ihre Verträge sicher und kostengünstig zu kündigen, ohne versteckte Gebühren zu zahlen oder unnötige Vertragsverlängerungen zu erleiden. Nutzen Sie unsere Checkliste, halten Sie sich an die gesetzlichen Anforderungen des BGB, und dokumentieren Sie jeden Schritt. Wenn Sie Fragen zur Kündigung haben oder Prosenio sich weigert, Ihre Kündigung zu akzeptieren, kontaktieren Sie Yafee für eine detaillierte Beratung - wir stehen Ihnen jederzeit zur Seite.
